Modernus verslas nuolatos vystosi ir ieško būdų kaip pagerinti operacijų efektyvumą. Vidiniai įmonės procesai atsispindi komunikacijoje su klientais ir teikiamų paslaugų kokybėje. Tad, jei siekiate auginti ir plėsti savo verslą, vargu ar galite patikėti operacijas tradiciniams verslo ir dokumentų archyvavimo metodams.
Vienas pagrindinių iššūkių skaitmenizuojant verslą yra fizinės dokumentų archyvavimo vietos pakeitimas. Archyvuodami informaciją fizinėje saugykloje, rizikuojate prarasti ar sugadinti svarbius duomenis, įvelti žmogiškųjų klaidų, be to turite skirti daugiau lėšų fizinei saugyklai ir žmogiškiesiems ištekliams.
Fizinė saugojimo vieta privalo atitikti tokius saugumo reikalavimus kaip įrengta priešgaisrinė sistema, prieigos kontrolė, spynos ir kitos apsaugos priemonės. Žinoma, nepamirškime sunaudojamo popieriaus kiekio.
Tačiau šių nepatogumų galite atsikratyti įdiegdami elektroninį archyvą. Taip, elektroninė saugykla leidžia dokumentus ir sutartis saugoti greitai ir saugiai vos kelių mygtukų paspaudimu. Bet prieš keliaujant toliau, išsiaiškinkime, kas visgi yra tas E-archyvas?
Kas yra e-archyvas?
Elektroninis archyvas, tai skaitmeninė archyvavimo sistema, sukurta kaupti ir apsaugoti dokumentus ir kitą klientų informaciją.
Kaip pavyzdį galime paimti sveikatos priežiūros sektorių. Tarkime, jūsų klinikoje apsilankė naujas pacientas. Tačiau tam, kad galėtumėte suteikti jam tinkamą gydymą ir priežiūrą, privalote surinkti visą informacija apie paciento sveikatos būklę ir istoriją, gauti jo sutikimą ir kitus patvirtinimus.
Rankiniu būdu pildydami ir saugodami šią informaciją sugaištumėte daug laiko, bet skaitmeninė saugyklą leidžia duomenis saugiai archyvuoti akimirksniu ir gauti prieigą prireikus. Kitaip nei fizinėje saugykloje, e-archyvas leidžia rasti dokumentus pasirinkus raktinius žodžius ar pagrindines failo detales.
Tai tik keli elektroninio archyvo pranašumai. Toliau pateikiame dešimt e-saugyklos privalumų jūsų verslui.
10 e-archyvo privalumų jūsų verslui
Duomenų apsauga
Skaitmeninis archyvas suteikia nepriekaištingą apsaugos garantą. Pirmiausia, galite aktyvuoti dviejų faktorių autentifikaciją, suteikiančią saugų prisijungimą tik patvirtintiems vartotojams. Antra, darbuotojai gali gauti vardinius ir rolėmis grįstus prisijungimus, kurie suteikia skirtingas redagavimo ir prieigos teises. Tuo tarpu sekimo žurnalas leidžia peržvelgti visų prisijungimų istoriją.
Na, ir galiausiai duomenų perdavimo apsaugai galite naudoti šifro raktą, kuriuo persiunčiama informacija yra užšifruojama, taip ją apsaugant nuo nutekinimo persiuntimo metu.
Tvari verslo praktika
Tvarus verslo vystymas nebėra tiesiog daili frazė, kurią galima įdėti į įmonės aprašymą. Tvarumas turėtų tapti integralia modernios įmonės dalimi, jei ši siekia pritraukti klientų ir išorinių investicijų šių dienų rinkoje.
Tačiau svarbiausia yra tai, jog pradėti tvarias verslo praktikas galite net mažiausiais žingsneliais. Vienas iš pagrindinių būdų - atsisakyti popieriaus ir priimti skaitmenizaciją. E-archyvas, tai puikus ir greitas būdas sumažinti ar visai atsisakyti popieriaus sunaudojimo ir įdiegti ekologišką verslo vystymą.
Greitesnis informacijos apdorojimas
Pamirškite apie ilgą ir nuobodų informacijos ar dokumentų paiešką saugykloje. Skaitmeniniame archyve galite saugoti neribotą kiekį dokumentų tiek laiko, kiek jums reikia. Tad nepaisant informacijos senumo, viską rasite vos įvedę vieną paieškos frazę ar datą, kuomet failas buvo išsaugotas.
Automatizuotas dokumentų sunaikinimas
Pagal Bendrojo duomenų apsaugos reglamento (BDAR) reikalavimus, kuomet kliento paskyra ar sutartis nustoja galioti, dokumentus ir visą susijusią informaciją privaloma sunaikinti nepaliekant pėdsakų. Popierinių dokumentų naikinimas brangiai kainuoja ir reikalauja visų saugumo procedūrų užtikrinimo, kadangi darbuotojai turi sunaikinti krūvas dokumentų ir nepraleisti svarbios informacijos.
Elektroninis archyvas leidžia ištrinti informaciją vos kelių mygtukų paspaudimu, nepaliekant jokių pėdsakų. Sistema gali automatiškai sunaikinti dokumentus ir sutartis pagal BDAR reikalavimus, užtikrindama klientų duomenų saugumą ir privatumą.
Žmogiškųjų klaidų eliminavimas
Nors visi mes esame žmonės ir darome klaidų, kartais net menkiausias netikslumas, prižiūrint jautrią informaciją, gali atsieiti brangiai. Net ir įdiegus elektroninį archyvą, klaidos yra neišvengiamos, tačiau jų sumažėja drastiškai. Sistema perima rankinius dokumentų archyvavimo ir saugojimo procesus, tad išvengiama klaidų, informacijos sugadinimo ar praradimo.
BDAR atitikimas
Dirbdami su popieriniais dokumentais ir sutartimis turite didesnę riziką pažeisti BDAR reikalavimus. Tarkime, klientas užrašė neteisingą elektroninį paštą ar jūs negalite įskaityti jo rašysenos ir per klaidą laišką išsiunčiate kitam asmeniui. Taip rizikuojate gauti baudą už reglamento pažeidimą ar net būti paduoti į teismą. Na, o jei informacija įvesta neteisingai, tiesiog prarandate galimybę pratęsti komunikaciją su klientu.
E-archyvas yra pritaikytas prie BDAR reikalavimų, tad galite lengviau ir užtikrinčiau valdyti vartotojų duomenis, sunaikinti nustojusias galioti sutartis ir užtikrinti kokybišką komunikaciją su klientais. Be to, skaitmeninė sistema užtikrina, jog visi įvesti duomenys yra lengvai įskaitomi ir praneša vartotojui, jei įvestoje informacijoje yra klaidų.
Mažesnės saugyklos ir žmogiškųjų išteklių išlaidos
Klientų informacijos tvarkymas reikalauja atsakomybės ir kruopštumo. Tam svarbu užtikrinti saugumą, saugyklos vietą bei rasti atsakingų žmonių, kurie galėtų tvarkyti archyvą, audituoti failus ir užtikrinti, jog viskas būtų saugiai savo vietoje. Tačiau tai kainuoja brangiai, o verslui plečiantis dokumentų skaičius auga akyse, tad ir iššūkių kyla daugiau.
Elektroninis archyvas gali padėti sumažinti išlaidas. Tokio tipo sistema leidžia saugoti neribotą skaičių dokumentų ir tam nereikia papildomos saugyklos ar atsakingų darbuotojų. Kiekvienas patvirtintas darbuotojas gali gauti prieigą prie duomenų ir pasirūpinti jais akimirksniu.
Veiklos statistika
Kaip jūs sekate įmonės progresą, naudodami popierinius dokumentus ir fizinį archyvą? Ar skaičiuojate visus pasirašytus dokumentus, ar bandote spėti apytiksliai? Nei vienas iš šių būdų neskamba produktyviai, ypatingai kuomet jūsų verslas auga ir siekia atitikti šiuolaikinius rinkos standartus.
Skaitmeninė saugykla suteikia pilną veiklos duomenų apžvalgą. Čia galite pamatyti kada sulaukiate didžiausio klientų aktyvumo bei palyginti šiuos duomenis pagal pasirinktą datą. Taip pat galite pasirinkti UNIT veiklos rodymą, kuris pristato jūsų organizacijos padalinių rezultatus pagal vietoves ir miestus.
Fizinės žalos sumažinimas
Kuomet renkatės archyvuoti dokumentus skaitmeninėje erdvėje, jums nereikia rūpintis, jog kažkas tiems failams nutiks. Saugant popierių fizinėj saugykloj, dokumentai tampa pažeidžiami vandeniui, temperatūrų pokyčiams ir kitiems išorės veiksniams. Tuo tarpu fizinė žala negali pažeisti skaitmeninių dokumentų, o duomenų apsaugos technologijos yra nuolatos atnaujinamos, siekiant suteikti aukščiausią apsaugos garantą.
Kadangi visi duomenys yra saugomi debesų kompiuterijos principu, informacija išliktų nepažeista net jei ir sugestų ar būtų sugadintas jūsų naudojamas informacijos apdorojimo prietaisas (kompiuteris, planšetė).
Greitas informacijos auditas
Daugelis verslų, siekdami užtikrinti duomenų saugumą ir tvarką, veda reguliarius informacijos auditus. Dirbant su popieriniais dokumentais, tai gali tapti itin sudėtinga užduotimi, kadangi popierius yra fiziškai lengviau pažeidžiamas, nekalbant apie ilgas dokumentų paieškas.
Tuo tarpu e-archyvas gali būti pritaikytas prie jūsų verslo procesų ir reguliarių auditų - nesvarbu kada juos planuotumėte. Skaitmeninė sistema duomenis apdoroja itin greitai, nepraleidžia nė menkiausios detalės ir jei kažko trūksta, iškart praneša.
Sign on Tab elektroninis dokumentų archyvas
Sign on Tab, tai daugiafunkcinis įrankis, sukurtas įmonėms, siekiančioms užimti rinkos lyderių poziciją. Mes siūlome rankinio parašo skaitmeninėje aplinkoje funkcionalumą ir elektroninį archyvą, leidžiantį kaupti ir apsaugoti klientų informaciją.
Mūsų archyvavimo sprendimas siūlo visus aukščiau paminėtus privalumus tam, kad pastūmėtumėte savo verslą link skaitmenizacijos ir tvarios praktikos. Tačiau išbandykite patys, apsilankykite mūsų aptarnaujamų sektorių skyriuje ir sužinokite kaip Sign on Tab gali pagerinti jūsų įmonės veiklą. Išbandykite dabar!